Stroj fakturu přečte. Horší je poznat, od koho je.

„Stroj tu fakturu přečetl správně. Takže je hotovo, ne?“

Není — a ukazuje to jedno číslo, které dělá potíže právě proto, že je v pořádku.

To číslo je 00000001. Firmy se v účetnictví poznají podle IČ a to má v sobě kontrolní součet, který hlídá překlepy. 00000001 jím projde, je sestavené správně. Jestli ale patří vašemu dodavateli, kontrola neřekne. Pozná překlep, ne omyl.

A v tom je celý ten rozdíl. Stroj přečetl přesně to, co na dokladu stálo. Špatně přišlo až to, co se s přečteným číslem dělá dál. V předchozím článku jsem psal, že poslední slovo zůstává člověku; tenhle je o tom, kde se to slovo vlastně rozhoduje.

Přečteno není zaúčtováno

Účetnictví se neptá, co na papíru stojí. Ptá se, čí to je. Faktura musí skončit u dodavatele, kterého znáte, ne u firmy, která se jmenuje skoro stejně. A když sedne na špatnou, nikdo si toho hned nevšimne: doklad je zaúčtovaný, částka správná, jen visí u někoho jiného. Pozná se to teprve ve chvíli, kdy si s dodavatelem někdo srovnává, kdo komu co dluží.

Pokazit se to přitom může i bez jediné chyby ve čtení. Někdy na dokladu stojí daňové číslo celé skupiny — několik firem se u daňové správy může registrovat jako jedna a vystupovat pod jedním číslem, zatímco v účetnictví je dodavatel veden pod svým. Jindy je sken natolik šikmý nebo rozmazaný, že z něj IČ nejde vyčíst vůbec, a doklad se musí napárovat podle ostatních údajů. A když ani to nevyjde, jediná poctivá odpověď zní „nevím, komu patří“: faktura zůstane vidět v souhrnu, který účtárna stejně otevírá. Ta přiřazená odhadem k nejpodobnější firmě se takhle nechová — o té se člověk nejspíš dozví až z upomínky.

Ani strojová podoba není pravda

I ta přesná, strojově čitelná podoba faktury je jen to, co do souboru zapsal program dodavatele. Když v něm má chybné IČ nebo číslo skupiny, soubor ho zopakuje s dokonalou přesností. Jistota, o které jsem psal minule, se týká přenosu, ne obsahu: nehádá se, co na faktuře je — že je to pravda, tím ale nikdo neslíbil.

Co z toho má zákazník

Až vám někdo bude předvádět, jak jeho nástroj čte faktury, poslouchejte, co říká o nejistotě. Co se stane, když je číslo platné, ale patří někomu jinému? Odpověď „to se nestává“ je špatná, protože to nikdo zaručit nemůže.

Já vám neslíbím, že se do toho nebude muset nikdo koukat. Co stroj neví, zůstane na očích, dokud to někdo nerozhodne — a do účetnictví to tiše neproteče.